GTDをやりはじめて

毎週金曜日に週次レビューとしてアイテム発掘とカテゴライズをするようにしているけど、毎週末2時間近くも時間をとられることもあり、アイテムのアップデートをしないことが時々ある。そうなるとカードをあてにしなくなってしまい、すると余計にアップデートしなくなるという悪循環に陥ってしまった。なぜ時間がかかるのかというと、2分でできるアイテムも含めてしまったり、いつかやるを細かく分析しすぎているからのようだ。そこでまずは2分アイテムを週次レビューからはずすことにし、そのかわり毎朝、発掘とリスト化することにした。というのも私は毎朝、その日1日のTodoアイテムを洗い出すことを日課にしていて、2分アイテムは実は大概、毎日のように発生し、それがこのTodoアイテムとかぶることが多いためである。まさに好都合なのだ。

ちなみにTodoリストにはROHDIAを使っている。1日に1枚、表側にこのTodoリストを書き、裏側は朝会の議事に使っている。こうすると1日でやるべきこととグループ内で注目すべきことをいつでもどこでもパッと見ることができるので大変便利である。Todoリストは、作業完了したらチェックを入れるようにして、達成感を高めている。

2分アイテムをTodoとしてあげたら、次はGTDカードのうち「次にとるべきアクション」から今日やる分を書いていく。そのさい、カードに書かれているアクションをそのまま書く場合もあれが、細分化してそのうちのいくつかを書く場合もある。そういう時、ほんとうなら新たに別のカードを作るべきなのだろうが、そうするとアップデートの面倒くささが強くなるので、カードに細分化結果を簡単にメモル程度にしてすましている。そのまま「次にとるべき、、」にしておけば、数日中にTodoに上がる可能盛大だし、仮に残っても週次レビューで整理されるので、気にしなくても問題にならないのである。

このように2分アイテムを毎朝、Todoに書くことで週次レビューは20分程度に短縮され、GTDカードはきちんと更新されるようになった。またデイリーのTodoがROHDIAであることで、その日の作業をきちんとこなして帰宅しようという意識にもなるし、また自分の作業を見積もって作業をする癖もつき、作業にメリハリが付いたように感じている。